por mvon@contab | set 16, 2021 | Contabilidade
A Legalização de Empresas é algo que deve ser comentado com muita clareza, para diminuir os mitos que assustam muitos empreendedores.
Muitos comerciantes e até prestadores de serviços ainda trabalham na informalidade, por acreditarem que não declarar para Receita Federal é algo mais econômico e vantajoso para quem está começando. Mas não é assim que funciona.
Você irá pagar impostos, mas há também vários benefícios e a garantia dos direitos como empresário.
Confira, a seguir, tudo que você precisa saber sobre o processo de como legalizar uma empresa, incluindo como funciona e o que é preciso fazer para legalizar seu negócio!
Legalizar empresa, o que é?
Legalizar empresa é um passo a passo que precisam ser cumpridos para regularizar a situação de uma empresa.
Com isso o governo e a Receita Federal terão um controle maior sobre as empresas que são abertas no Brasil, os impostos que devem ser pagos e a garantia da integridade na prestação de serviços ou comercialização de produtos. Protegendo o consumidor para não ser lesado e que a qualidade do seu trabalho não seja duvidosa.
A legalização de empresas pode variar de acordo o ramo e a região, já que pode ser que precise de alvarás e permissões de órgãos como o Inmetro, Vigilância Sanitária e outros.
Por que é necessário legalizar uma empresa?
Trabalhar na informalidade parece algo interessante para quem deseja economizar, mas não é aconselhável.
A legalização é necessária para garantir que a empresa siga os procedimentos adequados para o funcionamento, tanto na legislação quanto à higiene e qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos, protegendo o empresário e também o consumidor, evitando multas e permitindo a emissão de notas fiscais.
Quando a sua empresa não é legalizada, você não poderá emitir notas fiscais e, com isso, poderá perder várias oportunidades de negócios, principalmente se for um prestador de serviços ou fornecedor para outras empresas, algo que normalmente exige a emissão de NF.
Como legalizar uma empresa?
Aparentemente é um processo simples, depende das exigências de cada região e do segmento que você atua. O ideal é que tenha ao lado um contador durante todo o processo de legalização.
Na maior parte dos casos, o processo é conduzido da seguinte forma:
- elaboração do contrato social ou estatuto;
- definição da CNAE;
- obtenção do CNPJ perante a Receita Federal;
- registro na Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas;
- inscrição estadual;
- obtenção do alvará de localização e funcionamento;
- registro no INSS.
Será preciso obter algumas outras licenças de órgãos reguladores, como a vigilância sanitária, licenças de saúde, ambientais e outras, que variam de acordo com o seu tipo de negócio, conforme já mencionado.
Conclusão
Trabalhar com sua empresa legalizada vai evitar dores de cabeça para você e para o seu negócio.
Além da preocupação com o consumidor entregando um serviço ou produto de qualidade com transparência e dentro das leis.
Caso queira um auxílio para realizar este processo de legalização da sua empresa ou outros serviços, convidamos você para conhecer o nosso trabalho e o que podemos oferecer para garantir a administração contábil do seu negócio.
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por mvon@contab | ago 16, 2021 | Contabilidade
Microempreendedor individual, você mudou de endereço e não sabe como trocar no cadastro do MEI? Ou por outro motivo precisa fazer alterações? Vamos conhecer o que você pode e o que não pode modificar no seu CNPJ de Microempreendedor Individual.
O que pode ser alterado no MEI?
Existem alguns dados que podem ser alterados a qualquer tempo e quando necessário nos CNPJ’s MEI. Isso é necessário para manter a documentação dentro da legalidade.
Os dados são os seguintes:
- Número do RG
- Nome fantasia
- Capital social
- Endereço residencial
- Endereço comercial
- Telefone
- E-mail
- Atividades (CNAEs) até o limite permitido para um CNPJ
O que não pode ser alterado no MEI?
A razão social MEI não pode ser alterada. Ela é a identidade da empresa que está registrado nos órgãos governamentais e constam nos contratos e notas fiscais.
Outro dado que não pode ser alterado, são os dados pessoais da sua identidade, como o seu CPF, a sua data de nascimento e o nome da sua mãe.
Posso acrescentar atividades no CNPJ MEI?
Sim, é possível ter até 15 atividades secundárias cadastradas no mesmo CNPJ, junto com a ocupação principal.
Por isso, pode-se em qualquer momento acrescentar novos CNAEs que tenham relação com as atividades que venham a constar nas notas fiscais entregues aos clientes pela empresa.
Passo a Passo para alterar os dados da MEI
Para alterar os seus dados cadastrais descritos acima, acesse a plataforma do MEI, o MEI Brasil. Confira aqui o passo a passo para alterar os dados do MEI:
- Acesse a plataforma MEI Brasil
- Clique no link “Alterar MEI”
- Faça login com seu nome completo, e-mail, CPF e telefone,
- Utilize o formulário disponibilizado a partir do login para fazer as alterações nos dados do seu cadastro MEI.
Qual o valor para fazer a alteração?
Você consegue fazer as alterações pela plataforma MEI Brasil do governo federal, assim não terá custo.
O MEI possui inscrição estadual. É possível transferir?
No novo Portal do Empreendedor basta preencher o formulário de alterações de dados com o novo endereço, e o Governo realiza a transferência de sede para o novo estado em menos de dois dias úteis.
Lembrando que cada estado tem sua própria legislação para Uso e Ocupação de Solo e obrigações como impostos MEI, então fique atento para a regulamentação do novo endereço.
Conclusão
Pode ficar tranquilo. Pois é possível fazer alterações de vários dados que ao longo do crescimento da empresa acaba sendo necessário ou até mesmo por mudanças físicas ou circunstanciais.
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Agora que você já sabe quais dados do CNPJ da MEI podem e não podem ser alterados, caso queira um auxílio para realizar estas atividades te convidamos a conhecer o nosso trabalho e o que podemos oferecer para garantir a administração contábil do seu negócio.
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por Conteúdo | jul 30, 2021 | Contabilidade
Muitos pensam que, para cancelar o CNPJ de Microempreendedor Individual (MEI), basta parar de pagar as taxas mensais do DAS (a guia mensal de impostos do MEI). Não faça isso, porque isso não é verdade. Se você quer cancelar seu MEI, é preciso fazer um encerramento formal do cadastro pelo Portal do Empreendedor.
Pensando nisso que criamos esse blog post para esclarecer o processo e mostrar como você pode fazer sozinho.
Dar baixa no MEI é um processo simples, rápido e gratuito que pode ser feito por conta própria. Mas antes, entenda que é importante ter suas taxas e dívidas quitadas antes de realizar o processo de cancelamento do MEI.
É possível cancelar o MEI com dívidas?
Conforme a Lei Complementar nº123, que instituiu a criação do Microempreendedor Individual, o empreendedor pode dar baixa do MEI mesmo se ele estiver com pagamentos de impostos atrasados, como o DAS ou a Declaração Anual para o MEI (DASN-SIMEI). Assim, o MEI pode cancelar seu registro mesmo que tenha débitos tributários, previdenciários ou trabalhistas.
No entanto, não é recomendável fazer o cancelamento do MEI sem antes ter quitado as dívidas. Apesar de o Portal do Empreendedor permitir a baixa do MEI, ainda há o risco de os pagamentos atrasados serem cobrados futuramente.
Por isso, o Sebrae alerta que o cancelamento do MEI não impede que a Receita Federal cobre os impostos, contribuições e penalidades (juros) posteriormente. Além disso, o seu CPF pode ser inscrito na dívida ativa da União e ser negativado em órgãos de crédito, como o Serasa, SPC ou Boa-Vista.
Cancelamento do MEI: passo a passo
Você não precisará dirigir-se a nenhuma repartição especial para cancelar o MEI, o processo de encerramento pode ser feito online.
Primeiro: O código de acesso
Para acessar o sistema você precisa de um código de acesso. Caso não possua ou tenha esquecido, gere um novo código na própria página.
Você precisará dos números do CNPJ, CPF, Título de Eleitor ou recibo das duas últimas declarações do IR de pessoa física e data de nascimento.
Gerado o número, guarde-o para utilizações futuras.
Segundo: Solicitação de cancelamento
Agora, acesse a página de solicitação de baixa, informe seu CNPJ, CPF e código de acesso. Clique em prosseguir.
Se seus dados estiverem desatualizados, você deverá acessar o formulário de alteração de dados cadastrais, informar os dados de registro, o código de acesso e verificar se todas as informações estão preenchidas.
Confirme as informações volte ao formulário de solicitação de baixa.
Terceiro: Declaração de Baixa
Leia o formulário com atenção para verificar se está tudo certo. Leia, também, a declaração de baixa e confirme. Clique em continuar para confirmar a baixa.
Quarto: Conferindo os dados
Verifique, novamente, se os dados estão todos corretos. Caso algo esteja errado, cancele, volte e corrija. Caso tudo esteja certo, confirme.
Quinto: Finalizando o processo de encerramento do MEI
Como última etapa, envie a solicitação de baixa do MEI.
Se tudo tiver sido feito corretamente, será apresentado o CCMEI (Certificado da Condição de Empreendedor Individual), notificando-o que a baixa do registro de MEI foi efetuada.
Salve em seu computador e/ou imprima esse documento, como garantia.
Conclusão
É um processo simples e você mesmo, com paciência e tempo, pode realizar. O importante é ter seu DAS pago em dia e sempre manter suas informações e documentos guardados em segurança.
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Agora que você já sabe como cancelar o MEI pela internet, caso tenha o interesse de voltar a abrir seu MEI te convidamos a conhecer o nosso trabalho e o que podemos oferecer para garantir a administração contábil do seu negócio.
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por Conteúdo | jun 23, 2021 | Contabilidade
Para que as pequenas empresas se mantenham competitivas no mercado, saber fazer boas negociações é fundamental. Assim, o empreendedor consegue o que precisa com melhores condições e, como consequência, pode oferecer produtos e serviços de forma mais atrativa para o consumidor final.
Com isso em mente preparamos esse blog post sobre técnica para negociar com fornecedores: 7 dicas essenciais para uma negociação mais simples e bem-sucedida. Boa leitura!
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Tenha mais de uma opção
Uma negociação sempre fica mais difícil quando você não tem um plano B. Lembre-se: se você fica nas mãos de um fornecedor, precisa aceitar suas condições, ainda que não sejam tão interessantes para o seu negócio.
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Conheça seus limites financeiros
Antes de negociar, você precisa saber quanto pode pagar pelo que procura, os prazos e condições que estão dentro dos seus planos. Tudo isso deve estar muito claro na sua cabeça e será importante para orientar o diálogo.
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Invista em relacionamento
Construir um relacionamento com base em confiança é essencial para fazer bons negócios. Se o fornecedor se sente mais confortável com você, ficará mais flexível em relação às suas propostas. Com certeza, todo mundo sai ganhando.
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Defina o seu objetivo
O que é mais interessante para você: conseguir desconto no valor ou conseguir um prazo maior de pagamento? É muito importante isso estar bem definido antes de começar a negociação. Assim, o seu contato com o fornecedor será mais assertivo e você terá maiores chances de conseguir o que deseja.
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Reúna informações do fornecedor
Quanto mais você conhece os seus fornecedores, melhor. Com as informações certas, fica mais fácil descobrir em quais situações e sob quais condições eles costumam negociar, o que é muito positivo para você. Acione a sua rede de contatos. Um deles pode fornecer dados que irão te ajudar.
Além disso, pesquise sobre a reputação das empresas em diferentes meios. Na internet, avaliações costumam estar disponíveis para o público e podem conter informações preciosas.
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Atenção à postura
Na busca por fornecedores, muitos empresários ficam apreensivos, o que é totalmente aceitável. O que você não pode é deixar que o outro perceba qualquer sinal de nervosismo e ansiedade. Isso passa insegurança e, com certeza, pode te impedir de conseguir fechar um negócio mais interessante.
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Priorize pagamentos à vista
Muitos fornecedores dizem não cobrar taxas sobre vendas a prazo, mas sempre conseguem um desconto interessante quando o pagamento é feito à vista. Aliás, com todo o dinheiro na mão, as suas propostas parecem mais interessantes ao olhar do fornecedor, que se sente mais seguro. Ou seja, expor que as suas finanças são robustas e organizada vai te dar mais poder de negociação, porque isso gera confiança de que os pagamentos serão efetivos e seguros. E às vezes essa confiança é tudo que um fornecedor precisa para negociar um bom desconto.
Normalmente, pedir crédito para esse tipo de operação não é uma boa opção, já que as taxas de juros bancários costumam ser maiores que os descontos que você pode conseguir. Nesses casos, antecipar recebíveis pode ser uma opção interessante, tanto para conseguir estoque imediato quanto para reforçar o volume de mercadorias.
Conclusão
Em tempos de inflação, alta nos preços de commodities e insumos, é muito importante rever os planos B e C de fornecedores alternativos e melhor ainda negociar com o seu atual fornecedor para manter um bom relacionamento de confiança e bom negócio para todos. Afinal, um bom negócio tem que ser bom para todo mundo!
E, aí? Pronto para começar a negociar com fornecedores?
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por Conteúdo | jun 9, 2021 | Contabilidade
A contabilidade no mundo dos negócios é uma parte vital da empresa e que a mantém organizada, dentro das leis e garante a sustentabilidade e crescimento seguro.
Nesse cenário o contador é uma peça fundamental para que as coisas possam fluir transparente e com exatidão, não é à toa que é uma posição de confiança dentro de uma empresa. Então é muito importante na contratação de um contador tem algumas perguntas em mente.
Por isso nós preparamos esse blog post com as 10 perguntas chave que devem ser feitas assim que você contratar um contador ou uma contabilidade para cuidar da sua empresa. Algumas perguntas podem não se encaixar no seu cenário, mas a maioria vai ser importante fundamental. Boa leitura!
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Quais são as leis que envolvem o imóvel da minha empresa?
Empresas de reciclagem, lavanderia, marmoraria e outras, precisam estar adequadas às leis ambientais. Já, escolas, clínicas, bares, danceterias, restaurantes e empresas que recebam algum público, necessitam de agendamento no corpo de bombeiros para a liberação do alvará de funcionamento na prefeitura e também alvará da vigilância sanitária.
Para cada tipo de empresa há uma legislação diferente. Elas variam de estado ou região. Consulte o seu contador sobre estas questões burocráticas para se preparar diante de algumas exigências.
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Quais são as minhas obrigações a partir da contratação de funcionários?
Ao admitir um funcionário você deverá solicitar a carteira de trabalho para registro, e Previdência Social. O contador também deverá informar-lhe sobre suas obrigações para com os funcionários contratados. Há leis específicas para funcionários contratados temporariamente, funcionárias grávidas, ou doentes. Funcionários com família devem receber o “salário família”, que apresenta um ajuste um pouco superior ao salário mínimo. O certificado militar também deverá ser solicitado.
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Quais documentos são exigidos para registrar a minha empresa?
Para registrar a marca da empresa alguns documentos do empresário deverão ser solicitados como, certidão de nascimento ou RG, CPF, cartão PIS, declaração de dependentes para abatimento do imposto de renda, comprovante de residência, e outros se necessário.
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Como o contador me auxilia na avaliação da rotina contábil?
Com a praticidade e a disponibilidade cada vez maior de softwares de controle para empresas, é certo que muitos empresários dispensem os contadores de executar esta função, mas já que essa avaliação é exigida pelo pelos órgãos administrativos, convém solicitar, também, uma avaliação profissional para que a empresa não saia dos trilhos. E contar com um contador pode garantir a normalidade.
Esta avaliação lista as atividades rotineiras da empresa como, compra, venda, mercadoria em estoque e outros, para manter a empresa sob controle.
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O que é esperado de mim na declaração de Imposto de Renda?
A declaração do Imposto de Renda do empresário e sócios pode ser feita pelo contador da empresa. Ele saberá como tomar as providências para o processo.
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O contador pode realizar o levantamento de balancetes da minha empresa?
O levantamento de balancetes pode ser realizado pelo contador da empresa para facilitar a observação do empresário sobre o bom andamento da empresa. Desta forma se torna mais fácil e prático tomar decisões de compra, venda ou outras decisões estratégicas.
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O que preciso saber sobre os Encargos Financeiros?
Os encargos financeiros estão implicados nas taxas de juros, faturas de cartão de crédito e atraso do pagamento de um empréstimo, por exemplo. A desatenção na contratação de serviços financeiros trazer muita dor de cabeça na saúde financeira da empresa.
O acompanhamento de um contador também serve para contabilizar dados dedutíveis do Imposto de Renda e da Contribuição sobre o Lucro.
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Como posso contribuir para o contador?
Para que o contador possa realizar seu trabalho, você deve fornecer-lhe informações sobre tudo o que acontece na sua empresa, como, notas fiscais emitidas aos clientes, gastos, e organização do fluxo de caixa (entrada e saída).
O contador deve ser de sua extrema confiança, mas de vez em quando pode haver desentendimentos por conta de atrasos no pagamento de alguns impostos, para evitar este e outros problemas convém organizar e anotar, por exemplo, os prazos para o pagamento, valores para o cálculo dos impostos e percentual correto. A comunicação é extremamente importante no bom relacionamento.
Conclusão
É sempre bom levantar outras perguntas que surgirem no decorrer dos trabalhos, porque no final a comunicação entre empresário e contador é o segredo para manter a saúde da empresa e os documentos em dia para ninguém ser surpreendido com notícias ruins.
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por Conteúdo | maio 25, 2021 | Contabilidade
Erros contábeis afetam diretamente o setor financeiro de qualquer empresa podendo até prejudicar o seu crescimento.
Saiba que muitos erros contábeis podem ser evitados com atitudes simples, mudança de gestão ou rotina. Outros, no entanto, precisam de uma atenção maior, pois a consequência pode ser irreversível.
A falta de investimento no setor contábil é o primeiro grande erro. Uma empresa que não vê valor na sua contabilidade, provavelmente irá se deparar com falhas no armazenamento de NFes e será, portanto, a primeira a ser fiscalizada e multada pelo Fisco.
O senso comum
Pensando nesses erros e nas atitudes que podem te ajudar a evitar erros comuns, que preparamos o blog post: Os 5 principais erros contábeis e como evita-los.
Geralmente as empresas relacionam uma boa gestão financeira com relatórios de vendas, fluxo de caixa, logística, promoções (no caso do varejo) e etc. Porém, quando o assunto é contabilidade, nem todas estão preparadas. Entenda alguns dos erros contábeis mais comuns para aprender como evita-los. Boa leitura!
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Lançamentos e conciliações desatualizados
Não manter atualizado os lançamentos e conciliações é um erro bastante comum e pode prejudicar diretamente o crescimento do negócio, até porque sem essas informações as decisões tomadas podem ser precipitadas ou equivocadas.
Veja bem, qualquer relatório ou demonstrativo que for feito sem os dados atualizados não conferir com a realidade do negócio. Daí para frente a utilização desses relatórios ou demonstrativos passam a serem prejudiciais na sua finalidade de servir como apoio nas decisões estratégicas da empresa.
Mantenha uma rotina de lançamentos, faça uma agenda com as datas dos mesmos junto ao contador responsável e não deixe nada passar despercebido. A organização financeira e contábil garante credibilidade à empresa.
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Contas pessoais e empresariais
Misturar contas pessoais com as contas da empresa também é bastante comum, principalmente em pequenas empresas.
Muitas vezes o empreendedor não consegue separar um tempo para organizar as finanças de forma correta, mas se isso não for corrigido, a longo prazo o negócio (pessoa jurídica) acaba te prejudicando aos olhos da Receita Federal.
Por lei, quando o empresário tira dinheiro da empresa constantemente e ocorre o “erro contábil”, isso pode ser visto como sonegação. Além disso o CRC (Conselho Regional de Contabilidade) costuma advertir contadores que não utilizam essa separação nas contas.
Portanto, contador e empresário devem manter uma disciplina de separação dessas contas para manter um controle financeiro. É importante conversar com o banco e saber quais são as melhores opções de crédito e etc.
No caso de empresas com sócios, na hora de separar a remuneração é preciso utilizar o Pró-Labore, como um salário para cada um.
Além de estar em conformidade com a Receita Federal, fica muito mais clara a situação do negócio.
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Escriturações fiscais com falhas na entrega
Escriturações fiscais, principalmente relacionadas ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) exigem diversos cuidados, tanto no preenchimento, quanto na entrega de todos os documentos fiscais.
Os erros mais comuns de escriturações são o lançamento de valor incorreto, espaços em branco, inversão das contas etc. Para corrigir esses erros geralmente o contador pode emitir retificações.
Uma boa entrega depende também do processo por trás da emissão e consulta de Notas Fiscais eletrônicas, pois muitos dados que entram no SPED originam desses documentos.
Portanto, se a empresa emitiu a Nota com erros ou deixou de fazer a escrituração de um documento fiscal, isso pode prejudicar a entrega. Por isso é necessário analisar essa parte do processo também.
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Falha na emissão e consulta de Notas
A falha na emissão ou consulta de NFes deixa qualquer empresário e escritório de contabilidade desesperado.
Se sua rotina é correr atrás de e-mails ou ligar para fornecedores atrás do DANFe (Documento Auxiliar de NFe) para encontrar dados do documento fiscal, é hora de adotar uma nova estratégia e eliminar de vez os erros tributários.
Para evitar problemas de gestão de documentos fiscais muitas vezes recorrer a ferramentas tecnológicas. Assim você pode eliminar significativamente a discrepância de informações que não batem entre emissão de notas e consulta de notas, e assim você garante um controle absoluto do que é emitido para o CNPJ.
Esse assunto nos leva a refletir sobre a dificuldade de utilizar softwares financeiros. Muitos ERPs não são muito intuitivos e dependem da capacidade humana, outros sistemas são instaláveis e precisam de treinamento e isso faz com que o gestor se canse.
Porém é importante investir em tecnologia para a contabilidade e não desistir de transformar essa área.
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Não utilizar relatórios contábeis para auxiliar no setor financeiro
Os relatórios contábeis são extremamente importantes para o setor financeiro. A análise desses relatórios faz com que a empresa não se concentre apenas no curto prazo e ainda enxergue novas oportunidades para o negócio.
Entre os relatórios mais importante, estão:
- Acompanhamento de pedidos realizados e gestão de estoque;
- Estudo para regime tributário (Simples Nacional, Lucro Real e etc);
- Renegociação de contratos através da análise de NFes;
- Compliance tributário e outros.
Com as tarefas manuais do dia a dia, muitas vezes o contador deixa de tomar decisões estratégicas para cumprir com as obrigações fiscais no prazo correto.
Portanto, libere o seu contador ou a empresa contábil responsável pela gestão da sua empresa de tarefas mecânicas e garanta que seus contratos com fornecedores sejam revistos, que o giro de estoque esteja sendo feito da maneira correta, que as projeções do futuro sejam assertivas.
Conclusão
Desde a falta de investimento no setor contábil, até lançamentos acumulados, fazem com que os erros contábeis se traduzam em enormes prejuízos para a empresa.
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